La diversidad de los equipos de trabajo exige, por parte del
directivo, táctica y versatilidad cuando se habla de comunicar errores. ¿Tienes
lo necesario?
A ningún profesional le gusta ser regañado o reprendido,
sobre todo cuando hablamos de su trabajo. Sin embargo, la diversidad en la
oficina se ha convertido en toda una experiencia para los directivos cuando
hablamos de retomar los errores en nuestros procesos y productividad. ¿Cómo
dejar de ser el malo y convertirte en un líder asertivo?
Para hablar de “malas noticias” hay que tener en claro de
que sí existen formas para hacerlo y que debemos dejar a un lado aquella que
pueda enredar la situación, comprometer a alguien en específico o en la que
haya que mentir. Como buen líder debes voltear a ver aquella que te permitirá
abrir puertas hacia la comunicación, la que creará un impacto positivo y, sobre
todo, ésta que te permitirá inyectar a tu equipo de energía nuevamente.
Primero, lo que NO
debes hacer
• No grites.
Puede ser que estés desesperado o que te haya sorprendido el resultado negativo
que obtuviste, sin embargo, debes tratar el asunto con toda la inteligencia
emocional que tienes, respirar y dejar a un lado los métodos arcaicos de que
gritando la gente entiende.
• No mientas.
Si bien es cierto que debes tener táctica para decir las cosas, evita mentir
por tratar de minimizarlas o crear un buen impacto con tus equipos, en verdad,
mentir no funciona en ningún caso.
• Nunca
comiences con una mala noticia. La objetividad también debe ser cuidada. Si la
pregunta es ¿por qué? Es por el impacto negativo que causas en los
colaboradores, directivos y socios. Si comienzas con una mala noticia, las
técnicas para mejorar los números, para iniciar un proyecto alterno o las metas
para alcanzar el objetivo quedarán hechas trizas.
• Respeta a tu
equipo y a tu gente. Este es uno de los puntos más importantes, recuerda que
hablas con personas valiosas para tu empresa y que el respeto es fundamental
para que la gente entienda y se comprometa.
¿Son malas noticias?
Aprende cómo hacerlo
De acuerdo con el portal es.wikihow.com existen muy buenas
técnicas que podrían ayudarte a dar las malas noticias de una manera preparada,
consciente y con táctica. ¡Pon atención! Esto podría ayudarte, no sólo para
comunicar malas noticias a tu equipo, sino para hacerlo con directivos,
proveedores y clientes.
La técnica del giro
Se trata de envolver la noticia, por ejemplo. “Es importante
mencionar que los objetivos podrían ser alcanzados este trimestre si redoblamos
esfuerzos y triplicamos los resultados en el periodo restante”. ¿Lo viste? No
mencionamos que los objetivos son incansables, sin embargo, aseguramos que se
necesita el doble de esfuerzo, traducido en tiempo, y que hay que mejorar “tres
veces” los resultados del primer mes; se busca dar la mala noticia con un toque
de optimismo.
¿Cómo hacerlo?
1. Prepárate.
La información es importante y debes tomarla en cuenta para esta técnica, puede
ser que tu equipo se vaya por lo más optimista, así que debes estar preparado
para las preguntas que pueden hacerte.
2. Utiliza
estadísticas. Muestra a tu equipo qué se necesita hacer y compáralo con
trimestres en los que hayan tenido buenos resultados, habla sobre
productividad, horas extra, trabajo en equipo y proceso, todo acompañado de
números que lo refuercen, esto ayudará muchísimo.
3. Menciona los
puntos importantes. No se trata de marcar los errores con plumón rojo,
asegúrate que los puntos estratégicos del “cómo mejorar” sean tratados de
manera urgente y específica. Recuerda, se busca asertividad con tu gente, pero
cuando se trata de las malas noticias, tú tienes la palabra.
4. Sé
optimista. Es muy importante demostrar la mejor actitud con tu gente, ellos deben verte preocupado por los
resultados, pero entusiasta por alcanzarlos. El ser positivo se contagia, cuida
hacerlo con tu equipo.
La técnica Compara y
minimiza
No se trata de cubrir los errores, buscamos crear un menor
impacto de lo negativo y mejorar lo necesario para alcanzar los objetivo, por
ejemplo: “Sabemos que día con día nos hemos esforzado para llegar a los números
deseados. Sin embargo y a pesar de ello, los resultados han sido negativos.
¿Recuerdan el periodo en el que caímos tres puntos respecto a los planes de la
empresa? Estamos bajo las mismas circunstancias”. Verifica que tu equipo tenga
la confianza de que pueden arreglarlo, pero también cuida de darles esta parte
de alerta en la noticia.
¿Cómo hacerlo?
1. Busca
similitudes. Verifica que haya un periodo o un reporte donde la situación haya
sido similar y háblales de los resultados y consecuencias.
2. Enumera lo
bueno que se ha hecho. Asegúrate de que ellos sepan que también hay cosas
buenas cuando hablamos de su trabajo, así cuidaras su autoestima y podrás
entrar con nuevas alternativas.
3. Habla con perspectiva. Es importante de hablar con
miras hacia el futuro y hacia mejorar
resultados. No se trata de quedar bien, se trata de ser diplomáticos.
4. Especifica
números. Es importante que dejes en claro los nuevos objetivos y la metodología
a conseguirlos, tu equipo debe estar enterado que van por mal camino, pero que
si se mejora en “tales aspectos” la situación cambiará de manera positiva,
debes guiarlos a hacerlo.
El método “sándwich”
Es muy sencillo, pero se debe tener cuidado. Esta técnica se
debe presentar con una lista comparativa entre las buenas y malas noticias, de
manera literal, realiza una lista con los puntos malos a discutir y aquellos
que pueden ser rescatados o mejorados.
¿Cómo hacerlo?
1. Sé puntual
en las buenas noticias. Asegúrate de no espantarlos, lo que buscas es un
entendimiento de la situación y no una mentalidad apocalíptica.
2. Presenta los
hechos. No buscamos que realices un otorgamiento de culpas, busca que vean los
números que los han llevado a esa situación. Tu equipo es tu mejor arma, cuida
que exista una comunicación que retroalimente las perspectivas. Puedes comenzar
con lo que “creas” se hizo mal y pregunta su opinión, ellos se sentirán con la
libertad de hablarlo y solucionarlo.
3. Evita las
excusas. Cuando hablamos de números que pueden perjudicar a la empresa no
existen escusas. Recuerda ser muy directo, pero con tacto.
4. No señales
culpables. Esto no funciona así, si ves que existe un elemento que necesita
platicar en privado, hazlo en privado, evita culpar y que tu equipo se culpe
entre ellos, esto puede ocasionar rupturas y desmembramiento del equipo.
5. Da
soluciones. Siempre debes terminar con soluciones precisas, busca números y
métodos que ayudarán a tu equipo en lograrlo, también es bueno que adviertas
las consecuencias de no hacerlo, pero recuerda, siempre con una actitud
positiva.
¿Crees que estas metodologías funcionen en tu empresa? ¿De qué
manera comunicas a tu equipo que las cosas van mal?
