Como ejecutivo, los tiempos de turbulencia pueden ser
inquietantes. Los empleados quieren ser optimistas y tener una actitud positiva
para con el futuro, pero las noticias acerca de la economía, las conversaciones
con algunos clientes y los rumores que circulan dentro de la organización
muchas veces puede hacerlos sentir inseguros e incómodos. Entonces ¿De qué
manera podríamos balancear estas ideas conflictivas, alentar un ambiente
positivo y mantener a los empleados enfocados en un futuro promisorio?
1° Paso:
"Debería ser" ¿Qué debe lograrse durante la extensión de este
plan? ¿De qué manera va a encajar este plan con las situación general de
nuestro "debería ser"? en su mente, cree una imagen de cuáles serían
los resultados que usted desea y cómo se beneficiarían los demás al obtenerlos.
2° Paso: "Como
es" Determine la realidad de la situación actual. ¿Dónde se encuentra
Ud. Hoy? Los líderes hacen una estimación completa de la situación, tanto
interna como externa, para obtener un claro entendimiento de los factores que
pueden ayudar u obstaculizar sus esfuerzos y, de esta manera, poder fijar metas
realistas.
3° Paso:
"Objetivos" Defina y fije metas. Los líderes saben que si no se
tienen metas realistas, la organización se va a la deriva. Las metas realistas
conforman una base para la mayoría de las decisiones ejecutivas importantes. Lo
líderes saben que sin metas, las personas estarán "orientadas a
tareas" en lugar de estar "orientadas a resultados". Los líderes
ponen cuidadosa atención al fijar metas que sean objetivas, razonables,
desafiantes y factibles. Luego, son divididas en "porciones
abordables", que pueden ser asignadas a colaboradores que tengan las
habilidades y aptitudes necesarias para realizarlas. Esto hace que las metas
sean menos temibles y las ubica en un nivel en el cual puedan lograrse más
fácilmente. Saben que el lograr metas día a día, debe contribuir a lograr metas
a mediano y largo plazo.
S: Sea especifico
M: Mensurable
A: Alcanzable
R: Relevante
T: Tiempo especifico
4° Paso: Programa de
Acción. Elabore un programa definido, incluyendo todos los pasos de acción
necesarios. Los Líderes comprenden que el fijar metas realistas, es solo un
paso del Proceso de Planificación. Muchas veces, las metas no se alcanzan
porque no se realizaron programas y planes de acción efectivos, bien pensados y
preparados para lograrlas. Los planes y programas de seguimiento pueden
asegurar el logro de los resultados deseados, si los acompañan consistente y
continuamente. Los lideres deben enseñarle a sus compañeros de equipo, cómo
planificar efectivamente para lograr las metas asignadas.
Al formular programas y planes de acción definidos para
lograr las metas predeterminadas, los líderes necesitan involucrar a los
miembros de su equipo, para que todos entiendan claramente lo siguiente:
*Los requisitos para lograr las metas fijadas
*¿Quién hará qué parte de cada trabajo?
*¿Cómo encajan las diferentes partes, todas juntas?
*Las condiciones que facilitarán u obstaculizarán el logro
de las metas
*El "timing" – ¿En qué momento deben entrar en
vigor los planes e ideas?
*¿Cómo todas las acciones están coordinadas apropiadamente?
Determine los métodos que deberán emplearse. Los líderes que
consistentemente logran un desempeño destacado no dejan nada librado al azar.
Buscan, permanentemente, los mejores métodos para convertir los programas y
planes de acción en los resultados deseados.
5° Paso: Costo Estime
el costo del plan. Ya que todas las actividades productivas deben ser
costo-efectivas, todos los planes deben considerar las necesidades de recursos
totales: personas, materiales, tiempo, etc.
6° Paso: Tablas de
Tiempo Fije tablas de tiempo (Cronogramas). El trabajo a realizar debe
programarse de tal forma que cada etapa sea lograda en un tiempo prefijado. Se
deben fijar fechas límite, que todos los involucrados estén concientes de ellas
y se esfuercen por cumplirlas.
7° Paso:
Implementación Los planes se implementan asegurándose que todos los
intervinientes comprendan su parte en la planificación total, se comprometan al
logro de los resultados acordados, y actúen de manera unificada y acordada.
8° Paso: Seguimiento
Concéntrese en lo esencial. Los directores y gerentes exitosos logran un récord
consistente de buen desempeño, al mantener sistemas de medición de desempeño
efectivo que muestren las desviaciones de los resultados esperados y
asegurándose que se tomen acciones correctivas, si ocurren variaciones. No se
involucran demasiado en los detalles específicos, mas bien se concentran en
aquellos factores que son críticos para obtener el éxito total del proyecto. Se
enfocan en las causas que puedan interferir con el logro de los resultados
deseados, y permanecen alertas a los indicadores que les advierten de problemas
potenciales. De esta manera, se pueden tomar acciones correctivas para poder
lograr las metas.